QUY TRÌNH QUẢN LÍ DỰ ÁN

XEM XÉT – PHÊ DUYỆT

	Họ và tên	Chức vụ	Ký tên	Ngày ký
Biên Soạn	Phan Văn Tư	Giám đốc điều hành		15/09/2021
Xem xét	Bùi Ngọc Anh	Trợ lý Ban Tổng Giám đốc		15/09/2021
Phê duyệt	Dương Thị Thương	Tổng Giám đốc		15/09/2021

1. MỤC ĐÍCH
Thủ tục Triển khai dự án, quản lý hợp đồng là tài liệu hướng dẫn phương pháp, trình tự các bước cần phải tiến hành mỗi khi có hợp đồng, dự án được đưa vào thực hiện. Quy trình này được áp dụng từ khi bắt đầu chuẩn bị thực hiện hợp đồng, dự án cho tới khi hoàn tất bàn giao dự án.

2.   PHẠM VI ÁP DỤNG
2.1 Đối tượng áp dụng: Các Hợp đồng, dự án đang thi công, sẽ thi công và Nhà máy cơ khí Tuệ Minh
2.2. Trách nhiệm áp dụng:
-   Trách nhiệm chính: Các đội công trình và Nhà máy cơ khí Tuệ Minh.
-   Bộ phận liên quan: Ban giám đốc, Phòng Kinh tế - Kế hoạch, Phòng Vật tư – Thiết bị, Phòng hành chính – Nhân sự, Phòng Kỹ Thuật – dự án.

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- TCVN ISO 9001
- Các quy chế, quy định của Công ty.
- Các tài liệu thuộc hệ thống Quản lý chất lượng.

4.   THUẬT NGỮ VÀ ĐỊNH NGHĨA
-   Dự án là một hợp đồng của Công ty ký với đối tác về lĩnh vực thiết kế, thi công xây dựng, chế tạo hoặc lắp đặt.
-   Đội thi công công trình/ Nhà máy cơ khí Tuệ Minh là một đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện dự án (hoặc một phần của dự án trong trường hợp dự án lớn có nhiều đội tham gia)
-   Đơn vị là các Phòng, Ban trực thuộc Công ty.
-   Trưởng đơn vị là người lãnh đạo cao nhất của Đơn vị
-   Bộ phận là các ban điều hành trực thuộc các Đơn vị.
-   Trưởng Bộ phận là người lãnh đạo cao nhất của Bộ phận

5.   CÁC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
- BGĐ           : Ban giám đốc
- P.KT - DA           : Phòng Kỹ Thuật – Dự án
- P.KT-KH : Phòng Kinh tế - Kế Hoạch
- P.HC-NS : Phòng Hành chính – Nhân sự
- P.VT-TB : Phòng Vật tư – Thiết bị
- P. TC -KT           : Phòng Tài chính –Kế toán
- ĐCT/NMCK : Đội thi công công trình/ Nhà máy cơ khí Tuệ Minh
- QC : Bộ phận quản lý chất lượng ở ĐCT/NMCK
- BP.GSATLĐ : Bộ phận Giám sát An toàn lao động
- CHT           : Chỉ huy trưởng
- KH : Khách hàng
- BP : Bộ phận
- GS : Giám sát

6. NỘI DUNG

Mục	Trách nhiệm	Nội dung công việc
1.	BGĐ, P.KT-KH P.KT-DA	*Bước 1: Nhận thông tin dự án*** Sau khi hợp đồng kinh tế được ký, P.KT-KH chuyển toàn bộ hợp đồng cùng bản vẽ, tài liệu kỹ thuật cho PKT-DA để chuẩn bị cho công tác triển khai, thực hiện dự án.
2.	BGĐ, P.KT-KH P.KT-DA	*Bước 2:* *Nhận diện rủi ro và quản lý rủi ro* BGĐ, P.KT-KH, P.KT-DA thực hiện việc nhận diện và kiểm soát rủi ro xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện dự án theo BM 03.STCL và BM 04.STCL
3.	BGĐ, P.VT-TB, P.KT-KH P.KT-DA, NMCK/ĐCT	*Bước 3: Chuẩn bị, hoạch định cho thi công dự án*** BGĐ ra quyết định bổ nhiệm Giám đốc dự án, chỉ huy trưởng công trình và các cán bộ điều hành dự án (ĐCT/NMCK) Trên cơ sở những tài liệu đã nhận được, PKT-DA, ĐCT/NMCK cùng với các phòng ban liên quan tiến hành hoạch định thi công theo BM01.04, BM02.04, BM03.04, BM04.04, BM05.04, BM06.04, BM07.04, BM08.04, BM09.04, BM10.04. Nếu có thuê NTP thì thực hiện thêm BM11.04 và BM12.04. PKT-DA chuẩn bị và cung cấp toàn bộ tài liệu kỹ thuật về dự án cho ĐCT/NMCK bao gồm bản vẽ gia công, bản vẽ lắp, yêu cầu kỹ thuật và các quy trình thi công HD01.04
4.	BGĐ, P.KT-DA	*Bước 4:* *Phê duyệt* BGĐ phê duyệt các công tác chuẩn bị trên. Sau khi phê duyệt, ĐCT/NMCK cùng các bộ phận liên quan tiến hành triển khai thực hiện dự án.
5.	P.VT-TB P.KT-KH P.KT-DA. NMCK/ĐCT	*Bước5:* *Triển khai thi công dự án* ĐCT/NMCK triển khai thi công dự án theo hoạch định được BGĐ phê duyệt. Việc thi công phải được giám sát chặt chẽ về chất lượng theo Thủ tục Quản lý chất lượng - TT 05. P.KT-DA kết hợp với CHT ĐCT/GĐ NMCK hoạch định công việc hiệu quả trên cơ sở về nhân lực, MMTB để đảm bảo dự án đúng tiến độ. P.KT-DA kết hợp với CHT ĐCT/GĐ NMCK và BP.QC để kiểm soát về chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Khi có SKP xảy ra thì thực hiện theo TT 07. CHT ĐCT/GĐ NMCK phối hợp với BP.GSATLĐ để thực hiện công tác an toàn trong thi công theo Thủ tục kiểm soát ATLĐ - TT 06. P.VT-TB tiến hành mua hàng, kiểm soát các MMTB dụng cụ đo lường và cấp phát VTTB theo TT 08, TT 09 và TT 10 Để quá trình thi công được kiểm soát theo đúng kế hoạch và mục tiêu đặt ra yêu cầu mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng các trưởng bộ phận, tổ trưởng phải báo cáo khối lượng thi công làm được trong ngày đó, tuần đó, tháng đó cùng với kế hoạch làm việc tiếp theo ngày hôm sau, tuần sau, tháng sau cho CHT ĐCT/GĐ.NMCK và P.KT-DA cùng BGĐ theo BM13&14.04 (đối với BC và kế hoạch ngày), nhiệm vụ tuần - BM15.04 , BM16 – 17.04 (đối với BC và kế hoạch tuần), BM18 - 20.04 (đối với BC và kế hoạch tháng). Việc gởi báo cáo (bằng email) phải thực hiện theo đúng thời gian quy định như sau: Báo cáo ngày gởi trước 16h00, báo cáo tuần gởi trước ngày thứ 2 của tuần kế tiếp, báo cáo tháng gởi trước ngày mồng 5 của tháng kế tiếp. Căn cứ vào báo cáo của ĐCT/NMCK gởi về, P.KT-DA thống kê, tổng hợp số liệu để nắm được khối lượng công việc hoàn thành so với tiến độ thi công đã lập ban đầu, đưa ra những điều chỉnh thích hợp (nếu có). Trường hợp cần thiết phải báo cáo BGĐ để chỉ đạo thực hiện như tăng giảm nhân lực, VT - MMTB thi công, tài chính dự án, v.v. Trường hợp có phát sinh, ĐCT/NMCK phải báo về P.KT- DA để P.KT-DA kết hợp cùng P.KT-KH làm báo giá cho phần phát sinh gửi khách hàng. Báo giá sau khi được khách hàng chấp thuận sẽ cập nhật vào BM21.04 P.KT-DA phối hợp với các PB/ĐCT/NMCK lập kế hoạch thực hiện cho phần việc phát sinh, đồng thời cung cấp thông tin về phát sinh cho P.TC--KT để điều chỉnh lại kế hoạch thu chi tài chính cho dự án. Quá trinh theo dõi, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ phía khách hàng được thực hiện theo BM21.04, BM22.04.
6.	QC NMCK/ĐCT KH	*Bước 6:* *Kiểm tra chất lượng sản phẩm* Theo kế hoạch quản lý chất lượng đã được phê duyệt, các công đoạn thi công cần kiểm tra sẽ được tiến hành nghiệm thu công đoạn bởi QC (cùng với KH nếu có yêu cầu) theo Thủ tục Quản lý chất lượng - TT 05. Nếu kết quả nghiệm thu không đạt yêu cầu, thực hiện theo Thủ tục kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - TT 07 Định kỳ hàng tháng, ĐCT/NMCK căn cứ trên kết quả nghiệm thu công đoạn, lập báo cáo khối lượng hoàn thành để yêu cầu khách hàng thanh toán.
7.	QC, GS, KH	*Bước 7:* *Nghiệm thu bàn giao* Sau khi dự án hoàn thành, ĐCT/NMCK cùng khách hàng tiến hành lập biên bản nghiệm thu tổng thể nhằm xác nhận toàn bộ khối lượng công việc của dự án đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đề ra trong hợp đồng. Sau khi biên bản nghiệm thu được ký, PKT-DA lập bản vẽ hoàn công và lập biên bản bàn giao dự án cho khách hàng để đưa vào sử dụng. Tiến hành khảo sát phát phiếu lấy ý kiến thăm dò theo BM23.04 để xem xét mức độ và nâng cao mức độ đáp ứng các yêu cầu khách hàng.
8.	BGĐ P.KT-DA ĐCT/NMCK	*Bước 8:* *Bài học kinh nghiệm* Sau khi kết thúc dự án, BGĐ chủ trì kết hợp với P.KT-DA, ĐCT/NMCK và các Phòng ban liên quann đánh giá kết quả đạt được, phát huy các điểm mạnh, điểm yếu hạn chế những điểm chưa đạt được để tổng kết thành bài học kinh nghiệm của công ty theo BM08.STCL.
9.	P.KT-DA P.HCNS	*Bước 9: Kết thúc – Lưu hồ sơ*** Khi dự án kết thúc, PKT-DA phối hợp cùng ĐCT/NMCK lập hồ sơ hoàn công. Toàn bộ hồ sơ dự án ĐCT/NMCK chuyển về P.KT-DA lưu giữ theo quy định của Thủ tục kiểm soát thông tin dạng văn bản (TT 02).

Mục

Trách nhiệm

Nội dung công việc

BGĐ, P.KT-KH

P.KT-DA

Bước 1: Nhận thông tin dự án

Sau khi hợp đồng kinh tế được ký, P.KT-KH chuyển toàn bộ hợp đồng cùng bản vẽ, tài liệu kỹ thuật cho PKT-DA để chuẩn bị cho công tác triển khai, thực hiện dự án.

BGĐ, P.KT-KH

P.KT-DA

Bước 2: Nhận diện rủi ro và quản lý rủi ro

BGĐ, P.KT-KH, P.KT-DA thực hiện việc nhận diện và kiểm soát rủi ro xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện dự án theo BM 03.STCL và BM 04.STCL

BGĐ,

P.VT-TB, P.KT-KH

P.KT-DA,

NMCK/ĐCT

Bước 3: Chuẩn bị, hoạch định cho thi công dự án

BGĐ ra quyết định bổ nhiệm Giám đốc dự án, chỉ huy trưởng công trình và các cán bộ điều hành dự án (ĐCT/NMCK)
Trên cơ sở những tài liệu đã nhận được, PKT-DA, ĐCT/NMCK cùng với các phòng ban liên quan tiến hành hoạch định thi công theo BM01.04, BM02.04, BM03.04, BM04.04, BM05.04, BM06.04, BM07.04, BM08.04, BM09.04, BM10.04. Nếu có thuê NTP thì thực hiện thêm BM11.04 và BM12.04.
PKT-DA chuẩn bị và cung cấp toàn bộ tài liệu kỹ thuật về dự án cho ĐCT/NMCK bao gồm bản vẽ gia công, bản vẽ lắp, yêu cầu kỹ thuật và các quy trình thi công HD01.04

BGĐ, P.KT-DA

Bước 4: Phê duyệt

BGĐ phê duyệt các công tác chuẩn bị trên. Sau khi phê duyệt, ĐCT/NMCK cùng các bộ phận liên quan tiến hành triển khai thực hiện dự án.

P.VT-TB

P.KT-KH

P.KT-DA.

NMCK/ĐCT

Bước5: Triển khai thi công dự án

ĐCT/NMCK triển khai thi công dự án theo hoạch định được BGĐ phê duyệt. Việc thi công phải được giám sát chặt chẽ về chất lượng theo Thủ tục Quản lý chất lượng - TT 05.
P.KT-DA kết hợp với CHT ĐCT/GĐ NMCK hoạch định công việc hiệu quả trên cơ sở về nhân lực, MMTB để đảm bảo dự án đúng tiến độ.
P.KT-DA kết hợp với CHT ĐCT/GĐ NMCK và BP.QC để kiểm soát về chất lượng sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Khi có SKP xảy ra thì thực hiện theo TT 07.
CHT ĐCT/GĐ NMCK phối hợp với BP.GSATLĐ để thực hiện công tác an toàn trong thi công theo Thủ tục kiểm soát ATLĐ - TT 06.
P.VT-TB tiến hành mua hàng, kiểm soát các MMTB dụng cụ đo lường và cấp phát VTTB theo TT 08, TT 09 và TT 10
Để quá trình thi công được kiểm soát theo đúng kế hoạch và mục tiêu đặt ra yêu cầu mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng các trưởng bộ phận, tổ trưởng phải báo cáo khối lượng thi công làm được trong ngày đó, tuần đó, tháng đó cùng với kế hoạch làm việc tiếp theo ngày hôm sau, tuần sau, tháng sau cho CHT ĐCT/GĐ.NMCK và P.KT-DA cùng BGĐ theo BM13&14.04 (đối với BC và kế hoạch ngày), nhiệm vụ tuần - BM15.04 , BM16 – 17.04 (đối với BC và kế hoạch tuần), BM18 - 20.04 (đối với BC và kế hoạch tháng). Việc gởi báo cáo (bằng email) phải thực hiện theo đúng thời gian quy định như sau: Báo cáo ngày gởi trước 16h00, báo cáo tuần gởi trước ngày thứ 2 của tuần kế tiếp, báo cáo tháng gởi trước ngày mồng 5 của tháng kế tiếp.
Căn cứ vào báo cáo của ĐCT/NMCK gởi về, P.KT-DA thống kê, tổng hợp số liệu để nắm được khối lượng công việc hoàn thành so với tiến độ thi công đã lập ban đầu, đưa ra những điều chỉnh thích hợp (nếu có). Trường hợp cần thiết phải báo cáo BGĐ để chỉ đạo thực hiện như tăng giảm nhân lực, VT - MMTB thi công, tài chính dự án, v.v.
Trường hợp có phát sinh, ĐCT/NMCK phải báo về P.KT- DA để P.KT-DA kết hợp cùng P.KT-KH làm báo giá cho phần phát sinh gửi khách hàng. Báo giá sau khi được khách hàng chấp thuận sẽ cập nhật vào BM21.04 P.KT-DA phối hợp với các PB/ĐCT/NMCK lập kế hoạch thực hiện cho phần việc phát sinh, đồng thời cung cấp thông tin về phát sinh cho P.TC--KT để điều chỉnh lại kế hoạch thu chi tài chính cho dự án.
Quá trinh theo dõi, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ phía khách hàng được thực hiện theo BM21.04, BM22.04.

NMCK/ĐCT

Bước 6: Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Theo kế hoạch quản lý chất lượng đã được phê duyệt, các công đoạn thi công cần kiểm tra sẽ được tiến hành nghiệm thu công đoạn bởi QC (cùng với KH nếu có yêu cầu) theo Thủ tục Quản lý chất lượng - TT 05. Nếu kết quả nghiệm thu không đạt yêu cầu, thực hiện theo Thủ tục kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục - TT 07
Định kỳ hàng tháng, ĐCT/NMCK căn cứ trên kết quả nghiệm thu công đoạn, lập báo cáo khối lượng hoàn thành để yêu cầu khách hàng thanh toán.

QC, GS, KH

Bước 7: Nghiệm thu bàn giao

Sau khi dự án hoàn thành, ĐCT/NMCK cùng khách hàng tiến hành lập biên bản nghiệm thu tổng thể nhằm xác nhận toàn bộ khối lượng công việc của dự án đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu kỹ thuật đề ra trong hợp đồng. Sau khi biên bản nghiệm thu được ký, PKT-DA lập bản vẽ hoàn công và lập biên bản bàn giao dự án cho khách hàng để đưa vào sử dụng.
Tiến hành khảo sát phát phiếu lấy ý kiến thăm dò theo BM23.04 để xem xét mức độ và nâng cao mức độ đáp ứng các yêu cầu khách hàng.

BGĐ

P.KT-DA

ĐCT/NMCK

Bước 8: Bài học kinh nghiệm

Sau khi kết thúc dự án, BGĐ chủ trì kết hợp với P.KT-DA, ĐCT/NMCK và các Phòng ban liên quann đánh giá kết quả đạt được, phát huy các điểm mạnh, điểm yếu hạn chế những điểm chưa đạt được để tổng kết thành bài học kinh nghiệm của công ty theo BM08.STCL.

P.KT-DA

P.HCNS

Bước 9: Kết thúc – Lưu hồ sơ

Khi dự án kết thúc, PKT-DA phối hợp cùng ĐCT/NMCK lập hồ sơ hoàn công. Toàn bộ hồ sơ dự án ĐCT/NMCK chuyển về P.KT-DA lưu giữ theo quy định của Thủ tục kiểm soát thông tin dạng văn bản (TT 02).