QUY TRÌNH CẤP PHÁT VẬT TƯ

XEM XÉT – PHÊ DUYỆT

	Họ và tên	Chức vụ	Ký tên	Ngày ký
Biên soạn	Nguyễn Trung Thái	Quyền TP. Vật tư – Thiết bị		15/09/2021
Xem xét	Phan Văn Tư	Giám đốc điều hành		15/09/2021
Phê duyệt	Dương Thị Thương	Tổng Giám đốc		15/09/2021

1. MỤC ĐÍCH
Thủ tục này hướng dẫn công tác bảo quản, cấp phát vật tư tại công trường/nhà máy cơ khí để vật tư được kiểm soát, bảo quản và cấp phát đúng theo mục đích sử dụng, tránh việc thất thoát và sử dụng sai vật tư trong quá trình tạo sản phẩm.

2.   PHẠM VI ÁP DỤNG
2.1.   Đối tượng áp dụng: Tất cả các loại vật tư sử dụng trong thi công.
2.2.   Trách nhiệm áp dụng:
-   Trách nhiệm chính: Bộ phận VT ĐCT/NMCK, Bộ phận kho thuộc ĐCT/NMCK
-   Trách nhiệm hỗ trợ: P.VT-TB

3. TÀI LIỆU THAM KHẢO
- TCVN ISO 9001

4. ĐỊNH NGHĨA

5. CÁC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
- P.VT-TB : Phòng Vật tư – Thiết bị
- PYC : Phiếu yêu cầu
- NV. VT : Nhân viên Vật tư – Thiết bị của ĐCT, NMCK
- TK : Thủ kho.
- ĐCT/NMCK : Đội công trình/Nhà máy cơ khí Tuệ Minh

6. NỘI DUNG

Mục	Trách nhiệm	Nội dung công việc
1	ĐCT/NMCK	*Bước 1: Yêu cầu VT-TB*** Khi có nhu cầu, các tổ thi công của ĐCT, NMCK viết PYC cấp VTTB - BM01.08 gởi GSKT/CHT/GĐNMCK xem xét phê duyệt. Đối với vật tư chính PYC phải kèm theo bản vẽ cutting hoặc số bản vẽ trong PYC cấp VTTB - BM01.08 . Nếu VT-TB không có sẵn tại các ĐCT và NMCK thì thực hiện theo TT mua hàng hóa, dịch vụ - TT 08 Nếu VT-TB có sẵn tại các ĐCT và NMCK thì tiến hành cấp phát theo TT cấp phát vật tư tại ĐCT và NMCK – TT 10.
2	NV VT, TK, ĐCT/NMCK	*Bước 2: Kiểm tra VT – TB khi cấp phát*** Đối với vật tư chính thì kiểm tra ngoại dạng, cong vênh, rỉ sét, v.v. Đối với vật tư phụ như que hàn, ôxy, gas, đá cắt, đá mài … thì kiểm tra số lượng, chủng loại quy cách. Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện vật tư không đạt yêu cầu sẽ xử lý theo TT Kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục – TT07.
3	NV VT TK	*Bước 3: Xuất VT – TB phục vụ sản xuất*** Căn cứ vào yêu cầu được phê duyệt, NV.VT ĐCT/NMCK phối hợp Thủ kho tiến hành cấp vật tư cho các Tổ thi công theo số lượng, chủng loại, kích thước yêu cầu được duyệt. Đối với vật tư chính việc cấp phát do NV VT ĐCT/NMCK trực tiếp thực hiện với sự có mặt của thủ kho và đại diện của đơn vị nhận vật tư và ký xác nhận vào Biên bản giao nhận VTTB- theo BM01.10. Đối với vật tư phụ (vật tư tiêu hao) thủ kho sẽ cấp phát khi có yêu cầu của các đơn vị thi công và phải cập nhật vào thẻ kho. Thẻ kho phải được chuyển NV VT ĐCT/NMCK sau 01 ngày để vào sổ. Sau khi kết thúc dự án hoăc 1 hạng mục công việc ĐCT/NMCK cùng P.VT-TB quyết toán VT-TB theo BM04.10.
4	NV VT TK	*Bước 4: Kiểm kê, báo cáo định kỳ*** Định kỳ hàng tháng, NV VT ĐCT/NMCK lập Báo cáo Nhập – Xuất – Tồn VTTB theo BM03.10 gửi P.VT-TB và CHT/GĐNMCK theo dõi tình hình vật tư tồn kho để có kế hoạch điều phối thích hợp. Khi có yêu cầu kiểm kê từ P.VT-TB, thủ kho và NV VT ĐCT/NMCK tiến hành kiểm kê và lưu kết quả trong BM02.10.
5	P.VT-TB ĐCT/NMCK	*Bước 5: Kết thúc, lưu hồ sơ* Tất cả văn bản liên quan đến việc cấp phát vật tư tại ĐCT và NMCK phải được lưu giữa lại theo quy định của TT Kiểm soát thông tin dạng văn bản (TT 02).